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清晰的表达逻辑,决定你的职场沟通效率

云阳招聘网    时间:2020-05-15    云阳人才网

写在前面:

 

世界上最遥远的距离不是我说还是没说,而是我说了什么你却没明白是怎么回事。

 

那么,我们该如何做,才能将想表达的内容有效传递给听众呢?

 

作为职场人,沟通不畅对自身的职业规划没有任何益处。沟通不善经常会导致损失惨重,浪费时间、伤害感情、令人失望、会议无效、团队工作没有收获,也很难实现目标。沟通能力是需要刻意培养的能力,要想有效地沟通,你需要的一套能够适应职场特点的对话思路,把这些方法用在工作和生活的交往中。

 

 

什么是沟通?

 

沟通的整个逻辑其实很简单,我们从下图当中,先了解一下整个沟通过程

 

 

 

先从沟通发起者基于沟通的目的创造信息,随后借助渠道或媒介将信息传递给接收者,而接收者根据接收到的信息进行解码。如果存在疑问或有其它述求,那么接收者提出反馈,又触发新一轮的信息创造和传递,如此循环直至达成沟通目的。

 

理想的状态是我们只需要一次沟通,就能达成我们的沟通目的。但如果对方给了你说话的机会,你还是遇到了沟通障碍,很可能是因为你的表述逻辑出了问题。我们如何能够在日常表达中,找到有力量的逻辑结构呢?答案就是——金字塔原理。

 

 
 

金字塔原理:

 

金字塔理论由麦肯锡历史上的第一位女性咨询顾问芭芭拉·明托提出。她通过研究发现:思维清晰是因为这种思考有清晰的金字塔结构,任何一件事情都可以归纳出一个中心论点,而这个中心论点可以由3到7个论据进行支撑;每一个论据本身又可以成为一个论点,同样,也可以被3到7个论据支撑……如此重复,就形成了金字塔一样的结构。

 

 

 

金字塔原理是一种重点突出、逻辑清晰、层次分明、简单易懂的思考方式、沟通方式、规范动作。金字塔原理的基本结构很简单:结论先行,以上统下,归类分组,逻辑递进。先重要后次要,先总结后具体,先框架后细节,先结论后原因,先结果后过程,先论点后论据。

 

 

结论先行
 

 

 

我们每天都面临大量信息,都希望能用最快的速度处理它们。因此,与人沟通时的顺序需要先说目的或结论,后说分析与原因。这种方式被称为“自上而下”或是“结论先行”。这是逻辑化表达中最重要的一个技巧,也是所有人可能最难以改变的表达技巧。

 

场景示例:秘书向经理汇报修改会议时间

 

刘总,老王说他今天下午的会议来不了。小李的助理说,小李明天晚上才能从国外赶过来。张姐说她不介意晚一点开会,她觉得明天开也行,但是明天中午之前她没时间。还有会议室明天被占用了,但是后天还没有被占用。我觉得会议要不改到周四吧?您觉得呢?

 

领导这时会怎么想?讲了半天才讲到要“建议把会议改到周四”,而且陈述了一堆事实,毫无逻辑。

 

我们在和人交流的时候,说话人的目的是“希望听众能做出某种行动”,听众要考虑的是“我到底该不该行动”。如果听众迟迟不知道说话人到底想要让他做什么,他就会失去耐心。所以,首先要告诉对方目的是什么。

 

应该怎么改正自己的表达顺序呢?比如这样:刘总,我建议把今天的会议改到后天,因为:老王和小李今天来不了了,所以今天不行了;会议室明天被占用,所以明天不行;后天大家都能到场而且有会议室。把结论放在前面,第一句话是说出要表达的结论:建议把今天的会议改到后天。

 

 

 

归纳分类
 

 

 

当和听众说明了希望他做些什么后,接下来就该和对方聊聊为什么希望对方做这件事,也就是我们沟通的内容。在我们阐述内容之前,先要进行分组与总结。

 

人生来就习惯对同类事物进行分类,以减少记忆物体的种类。例如:去菜市场我要买上海青、西红柿、苋菜、排骨、乌鸡、鲈鱼、百香果、橘子、橙子。这写东西如果不写下来,我去菜市场肯定很难都记住。但是如果分成三组:蔬菜、肉类、水果。蔬菜中包含:上海青、西红柿、苋菜。水果中包含:百香果、橙子、橘子。肉类包含排骨、乌鸡、鲈鱼。把要记得东西分为三类,每个类别包含三个子项目。这就是一个最简单的通过分组思想形成的金字塔结构。

 

很多人会觉得和人聊天还停下来思考一下分组不太现实。但形成固定的思维习惯后,分组这个行为会自动完成。

 

 

 

 

沟通逻辑
 

 

 

把沟通的内容有序排列一般有三种逻辑排序:

 

时间顺序:有因果关系的语句,按时间顺序阐述事情发生的前因后果。

 

结构顺序:将一个整体划分成各个部分,逐一说明。比如按照地域分是北京、上海、南京等,或者按照部门分是市场部、研发部、技术部等。

 

重要性顺序:按重要程度排序说明,先说最重要的。比如按老弱病残孕优先落座,就是一个重要性顺序。

 

首先,时间顺序(因果顺序)也是最常见的排列顺序。其次,关于结构顺序,常见的结构顺序就是一家公司的组织架构了。在企业管理中,一般是根据职能来划分组织。一家公司也就根据这个原理来进行组织架构。最后,所谓程度顺序也就是问题的重要性程度。从重要性的高到低,即从重要到次重要的顺序排列,这就是程度顺序。

 

 

结语

 

 

在我们表达自己观点时,首先将观众的注意力置于一个特定的情景之中,然后制造其中关键的冲突点,即通过背景和冲突的铺垫,引出疑问。引出观众的疑问之后,立刻抛出你将要论述的结论。将自己将要的论述的相关事物进行分类,拆分成一个个点,最后按照逻辑的顺序进行排列,表达出来。这就是金字塔原理提倡的逻辑化表达。